Comment créer une bonne check-list ?

So Organised – Article

En cette période où notre liberté de circuler et de se rencontrer physiquement est altérée, j’ai décidé de consacrer du temps à l’analyse de la performance de mon site internet. J’ai pu me rendre compte que certaines pages rencontraient plus de succès que d’autres. Savez-vous, d’ailleurs, quelle est la page la plus consultée par les internautes qui effectuent des recherches sur Google ? Il s’agit de la page qui permet de télécharger la check-list que j’ai élaborée pour ne rien oublier lors d’une hospitalisation.

Pour moi, établir des check-lists est essentiel. Elles permettent de ne pas oublier les étapes nécessaires d’une procédure pour que tout se passe dans les meilleures conditions.

Celles-ci offrent de nombreux avantages tels que :

• Gagner du temps
• Etre plus efficace
• Avoir l’esprit léger
• Diminuer le stress
• Augmenter sa concentration
• Planifier les choses

Celles-ci peuvent être utilisées dans votre vie privée ou professionnelle selon vos besoins et vos envies.

Marche à suivre pour une bonne check-list

1. Concentrez-vous sur les tâches critiques

Attention, cela ne signifie pas qu’il faut seulement se concentrer sur les tâches complexes, mais bien qu’il faut se concentrer sur les étapes qui, si on les oublie, vous mène inexorablement à l’échec.

2. Soyez concis•e

Quand je pense aux check-lists, la première image qui me vient à l’esprit est celle d’un pilote d’avion qui vérifie chaque étape avant le décollage pour un vol en toute sécurité.

Selon Daniel Boorman, le spécialiste des check-lists de Boeing, une bonne check-list doit se limiter à un nombre de points entre 5 et 9 au maximum. En effet, si la vérification prend plus d’une minute, l’attention de celui qui l’utilise diminue.

3. Utilisez un vocabulaire adapté à votre audience

Les check-lists peuvent être employées pour les projets individuels comme pour les projets d’équipes. Dès que vous établissez des listes pour les autres, évitez le jargon pour être compris•e de tous. Un exemple intéressant dans ce domaine est la recette de cuisine. Bien souvent, le vocabulaire choisi n’est pas à la portée de ceux ou celles qui, à la maison, sont derrière les fourneaux…

4. Améliorez-la de manière continue

Apprenez de vos échecs. Certainement au début, votre check-list ne sera peut-être pas complète. Apprenez de vos erreurs, de vos oublis… pour l’améliorer de façon continue. Ceci est d’autant plus vrai pour les tâches complexes pour lesquelles seul un travail d’équipe peut mener au succès.

5. Des check-lists pour faciliter la communication

Une bonne communication ne va pas toujours de soi surtout lorsqu’il y a de nombreux changements dans l’équipe. Dans cette situation, la communication peut être améliorée en incluant des étapes qui visent à fluidifier la circulation de l’information dans une liste de contrôle.

Un exemple pourrait être de commencer un nouveau projet par un « tour de table » durant lequel chacun des participants se présente et expose ses attentes. C’est un rituel que j’ai installé dans chacun de mes ateliers qui se trouve mentionné dans ma check-list personnelle « Organisation d’ateliers ».

6. Deux types de listes de contrôle : « instructions » vs « vérification »

La check-list « instruction » indique les étapes à suivre. On lit l’étape; puis, on la réalise. Je la comparerais à mon exemple de recette de cuisine. La check-list vérification, quant à elle, est utilisée après que la tâche soit réalisée pour être certain•e qu’aucune étape n’ait été oubliée.

“Check-list” vs “To Do List”

S’agit-il de la même chose ? Non !

Si les deux sont utiles, elles ne sont pas pareilles. La « To Do List » est un inventaire de choses à faire à un moment donné et pour une période de temps donnée. Celle-ci n’est pas structurée. Elle énumère les choses à réaliser « ad hoc ». La check-list, par contre, est structurée. Il s’agit d’une séquence de choses à effectuer ou à vérifier pour obtenir un résultat précis. Les check-list sont utilisées dans les domaines les plus divers.

Si vous souhaitez en apprendre plus, je vous recommande la lecture de deux livres qui ont servi de référence à la rédaction de cet article. Le premier « The Check-List Manifesto » de Atul Gawande. Il s’agit d’un médecin qui explique les bienfaits des listes de vérification en partant des progrès de la médecine. Le second : « Project Management Checklists For Dummies » par Nick Graham. Dans ce livre, les check-lists sont abordées dans le cadre de la gestion de projet.

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