Inspirez-vous de la « scary hour » pour un traitement efficace de vos e-mails

So Organised – Article

Dernières modifications le 29 septembre 2024

Introduction

Le monde moderne nous offre une multitude d’outils numériques pour rester connecté en permanence. Cependant, cette hyperconnexion peut souvent se traduire par un sentiment d’être submergé par le flux incessant d’e-mails et d’informations, entravant ainsi notre productivité et notre bien-être. Je vous propose ici une stratégie simple pour maîtriser cet aspect de notre vie professionnelle et personnelle.

Le droit à la déconnexion

Tout d’abord, savez-vous que le droit à la déconnexion a été introduit en Belgique en avril 2023 ?  La question de la gestion du temps et du bien-être au travail est devenue cruciale pour le législateur. Bien que la loi n’impose pas de sanctions spécifiques pour son non-respect, de nombreuses entreprises reconnaissent l’importance de préserver le bien-être de leurs employés en limitant les intrusions numériques en dehors des heures de travail.

Les effets négatifs de l’hyperréactivité

Une des habitudes les plus répandues et néfastes pour notre productivité est de consulter constamment notre boîte de réception. Que ce soit au travail, à la maison ou même en déplacement, les notifications incessantes sur nos appareils mobiles nous incitent à vérifier nos e-mails à tout moment de la journée. Cette pratique fragmente notre concentration et crée, de façon insidieuse, un stress inutile.

La méthode de la « scary hour » : un remède au stress des e-mails

Pour contrer cette dictature des e-mails, il est recommandé d’adopter une approche plus structurée et disciplinée. Considérez votre boîte de réception comme une boîte aux lettres traditionnelle : fixez-vous des créneaux spécifiques pour la consulter, tout comme vous le feriez pour récupérer votre courrier physique. En regroupant vos sessions de consultation des e-mails, vous économiserez un temps précieux et maintiendrez votre esprit plus calme et concentré.

Témoignages et preuves d’efficacité

Des études ont montré que le fait de limiter les interruptions liées aux e-mails améliore la productivité et réduit le stress. En vous imposant des plages horaires dédiées à la gestion des e-mails, vous pourrez vous concentrer pleinement sur vos tâches importantes sans être constamment interrompu•e. On compare souvent cette approche à la méthode « scary hour » pour sa capacité à réduire le stress. Elle permet de gagner du temps et de retrouver un sentiment de contrôle sur sa journée. La « scary hour » est, en fait, une période que l’on fixe dans son agenda et pendant laquelle on traite toutes les tâches que l’on aime moins faire et que l’on a tendance à reporter au lendemain.

Stratégies pratiques pour appliquer la « scary hour »

De nombreux professionnels témoignent des bénéfices de cette approche. En définissant des heures spécifiques pour traiter leurs e-mails, ils ont constaté une amélioration significative de leur efficacité et de leur bien-être au travail. En suivant leur exemple, vous pouvez progressivement réduire le nombre de fois où vous consultez vos e-mails. Testez cette fréquence quelques jours, jusqu’à atteindre la fréquence optimale qui vous convient. Je vous conseille également de prévenir vos interlocuteurs. Vous pouvez le faire, soit via votre signature d’e-mails, soit en établissant une réponse automatique, signalant à votre interlocuteur les plages que vous avez fixées pour le traitement de vos e-mails. Ainsi, il ne s’attendra pas à une réponse immédiate. Et, si la demande est véritablement urgente, votre interlocuteur aura le loisir de choisir un autre média, comme le téléphone, pour vous contacter.

Conclusion

En conclusion, la gestion efficace des e-mails est essentielle pour optimiser votre productivité et préserver votre santé mentale dans un monde numérique en constante évolution. En adoptant une approche structurée et disciplinée, vous pourrez maîtriser cette facette de votre vie professionnelle et personnelle. Vous vous libérerez ainsi du stress inutile et vous vous donnerez l’occasion de vous concentrer sur ce qui compte vraiment, ce qui est essentiel à vos yeux.

Soyez So Organised !